Nem sempre compreendemos a importância do tempo, por ser ele um recurso “abundante” e “gratuito”, contudo, as regras do tempo são imutáveis, sendo ele único e irrecuperável. Por mais que seja apenas 1 pequeno momento que você desperdiçou, tenha a certeza de que você nunca o terá de volta.
E para ajudar você a não deixar nenhum momento passar sem que você tenha feito algo de valor, esse artigo sobre a Gestão do Tempo mostrará algumas armadilhas do dia a dia que impedem você de ser mais produtivo e também alguns pontos fundamentais e ferramentas de organização que o ajudarão a alcançar outro nível de produtividade.
Desperdiçadores de tempo
Geralmente, atribuímos aos fatores externos, os motivos que nos levam a perder o timing das coisas, embora, na verdade, o maior influenciador da nossa capacidade de gestão do tempo está ligado à nossa habilidade de entender e evitar fatores que nos atrapalham neste aspecto. A seguir, estão alguns exemplos de desperdiçadores de tempo que você talvez já conheça:
- Absorver mais demanda do que consegue produzir.
- Ter arquivos desorganizados em seu e-mail ou objetos desorganizados em sua mesa
- Não saber dizer “não” a certas solicitações.
- Excesso de reuniões e/ou reuniões improdutivas.
- Inexistência de padrões operacionais.
- Não adaptação e/ou resistência a mudanças.
- Não fazer um plano diário.
- Não se preparar para acontecimentos futuros e certos.
Otimizadores de tempo
Para todo problema existe uma solução. Como remédio para combater os desperdiçadores de tempo, procure desenvolver alguns destes comportamentos a seguir.
- Reserve tempo para concluir uma tarefa, caso contrário, ela sempre ficará para depois.
- Estabeleça metas realistas e alcançáveis, e alcance-as.
- Organize seu ambiente e mantenha-o assim.
- Estabeleça períodos fixos para realizar atividades rotineiras.
- Planeje e execute com antecedência suas principais entregas, criando assim uma margem de segurança para resolver eventuais problemas ao longo da execução.
- Se prepare antecipadamente para compromissos que você sabe que terá.
- Suas rotinas mudam de tempos em tempos. Revise seus parâmetros eventualmente.
- Priorize o uso do seu tempo, classificando suas atividades pelo grau de urgência e importância.
E você deve ficar tranquilo se a nova gestão de tempo que desenvolveu com base neste artigo não estiver funcionando no dia seguinte. Aprender a trabalhar com o tempo é uma questão de reeducação e não acontecerá de um dia para o outro. Seja pragmático na mudança, pois certamente será gratificante.
Urgência e Importância
Um método simples que compartilhamos com você para ajudá-lo a colocar essa ideia em prática, é a matriz de urgência e importância que serve para categorizar suas atividades e ter um formato visual mais claro sobre o que fazer primeiro. Mas, antes, vamos alinhar as definições de urgência e importância.
- Urgência: Significa que a atividade exige nossa atenção imediata. É para agora! As coisas urgentes se impõem a nós. Assuntos urgentes normalmente são óbvios.
- Importância: Tem a ver com resultados. Se algo é importante, certamente, contribui para as nossas metas prioritárias. As questões importantes, que não são tão urgentes, exigem de nossa parte mais iniciativa e mais proatividade.
Agora que alinhamos esses conceitos, crie um quadro similar ao que vemos abaixo, com 4 quadrantes para categorizar suas atividades da seguinte forma:
- Urgente e importante
- Urgente, mas não importante
- Não urgente, mas importante
- Não urgente e não importante
Agora, coloque suas atividades atuais nos quadrantes, conforme o alinhamento que fizemos sobre urgência e importância. Consegue ver com mais clareza o que priorizar?
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