Esse artigo abordará os aspectos principais e a importância dos parâmetros de controle em um projeto. Para entender o que, por que e como devemos controlar um projeto, seguem quatro orientações.
Projetos não evoluem linearmente
O ciclo de vida de um projeto não pode ser entendido por um gestor unicamente como uma sequência lógica, imutável e pré-programada de eventos. Em média, 70% dos projetos malsucedidos são diretamente atribuídos a falhas no processo de levantamento, de análise e de gerenciamento de requisitos. Por isso, parâmetros bem definidos de gerenciamento de projetos dirão com precisão se estamos nos desviando do objetivo principal e o quanto temos que corrigir a trajetória para voltar ao rumo certo.
Quem decide são as partes interessadas
Não podemos afirmar que um projeto eficiente seja consequentemente bem-sucedido. Primeiro, porque eficiência e resolutividade são coisas distintas e, segundo, quem deve dar a palavra final são as partes interessadas – a empresa, os clientes usuários, os investidores, os fornecedores e os órgãos reguladores. Segundo estudos da consultoria americana Gartner Group, 40% dos problemas em projetos são identificados apenas pelos usuários finais. Portanto, não se deve desenvolver um projeto com visão míope ou encerrá-lo sem antes ouvir o que o consumidor tem a dizer. Ou seja, um projeto de sucesso é aquele que, ao final, não compromete os propósitos preestabelecidos e que atende às expectativas das partes interessadas ou as supera. Para garantirmos isso, precisamos ter em mente dois conceitos de indicadores que são os gerenciais e os de impacto.
Indicadores Gerenciais
São aqueles utilizados durante o ciclo do projeto com fins de medir a eficiência e mitigar falhas de planejamento e execução. O foco dos indicadores gerenciais são as atividades e os recursos dos projetos. Geralmente, estão vinculados à qualidade, ao custo ou ao tempo.
Indicadores de Impacto
Medem os resultados pós-entrega do projeto e o nível de conformidade com as expectativas das partes interessadas. Geralmente vinculados a objetivos corporativos estratégicos.
Os critérios conceituais estão claros, mas, como tratamos de gestão de projetos na prática, esta é uma sugestão de método muito utilizado para construir bons indicadores e metas: a metodologia S.M.A.R.T. Esta sigla representa os 5 fatores a serem considerados na definição de um bom indicador.
- Specific (Específico)
- Measurable (Mensurável)
- Achievable (Realizável)
- Relevant (Relevante)
- Time bound (Temporal)
Específico: uma boa meta precisa ser específica para nortear a direção e tamanho dos esforços.
- Não recomendável: Quero melhorar a situação financeira da minha empresa.
- Recomendável: Quero aumentar a margem EBITDA da minha empresa.
Mensurável: uma boa meta precisa permitir que seja medida e ter critérios numéricos específicos.
- Não recomendável: Quero aumentar o ticket médio das minhas vendas.
- Recomendável: Quero aumentar em 30% o ticket médio das minhas vendas.
Realizável: metas irreais frustram e desmotivam a equipe.
- Não recomendável: Quero que meu time reduza o tempo médio de fechamento de uma venda de 180 dias para 30 dias.
- Recomendável: Quero que meu time reduza o tempo médio de fechamento de uma venda de 180 dias para 130 dias.
Relevante: metas devem ser importantes para os objetivos e as partes envolvidas. Caso contrário, não será priorizada.
- Não recomendável: Quero que todos os meus vendedores tenham conhecimento de inglês em nível intermediário (para uma empresa que só atua no âmbito nacional).
- Recomendável: Quero diminuir a taxa de perda de produção da minha fábrica de 10% para 2%.
Temporal: sem a definição clara de prazo não há direcionamento correto de esforços, podendo ser maior ou menor que o necessário.
- Não recomendável: Quero que minha empresa seja líder do mercado.
- Recomendável: Quero que minha empresa seja líder do mercado em 10 anos.
Em 1969, Bruce Lee escreveu uma carta a ele mesmo antes de ir para os Estados Unidos, detalhando suas metas para se tornar o astro que todos conheceriam. Veja se consegue perceber nela detalhes do método S.M.A.R.T.
Minha meta principal
Eu, Bruce Lee, serei o superstar oriental mais bem pago dos Estados Unidos. Em troca, eu farei as mais emocionantes performances, sendo um ator da mais alta qualidade. A partir do ano de 1970 vou alcançar fama mundial. A partir de então até o final de 1980 eu vou ter em minha posse US$ 10.000.000. Eu vou viver do jeito que eu quiser e conseguir a harmonia interior e alegria.”
Bruce Lee – 1969
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